비서
• 유사명칭: 일반비서
• 행정 및 관리의 실무자, 상사의 보좌하는 역할
• 상사의 업무효율성을 기하기 위한 제반 업무를 처리하는 일을 합니다.
어디서 어떤 일을 하나?
진출분야
개인사무소 또는 기업체에 소속되어 노동관계서류 작성, 노사관리업무 수행 등
하는 일
• 경영진 지원업무
- 상사의 일정을 계획하고, 외부에서 걸려오는 전화를 신속히 판단하여 적절한 조치를 취하거나 다른 담당자에게 연결하며, 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌
- 상사의 일정관리, 문서작성 및 각종 자료정리, 대·내외 행사준비, 관련 기관과의 연락사항 전달, 사무실 정리정돈, 전화수신, 발신담당, 내방객 접대, 외부 심부름, 자료복사 등 조력업무를 수행
- 우편물이나 서류 보관, 각종 자료의 정리 및 문서 작성, 전화 응답, 회의 소집 연락, 외부손님 내왕 시 차 접대 등의 업무를 수행
- 외부에서 걸려오는 많은 전화를 신속히 판단하여 적절히 조치를 취하거나 다른 담당자에게 연결
• 경영진 문서작성관리
- 필요한 자료를 추출, 기록, 정리, 분류하고 브리핑하기도 함
어떤 특성이 필요할까?
성격·흥미·가치관
- 성격: 스트레스 감내성, 적응성, 융통성, 협조, 혁신, 타인에 대한 배려
- 흥미: 관습형, 사회형
- 가치관: 개인지향, 신체활동, 경제적 보상, 심신의 안녕, 이타
능력·지식
- 업무수행능력: 기억력, 사람 파악, 전산, 시간 관리, 행동조정
- 지식: 사무, 의사소통과 미디어, 국어, 영어, 통신
직업 전망은 어떤가?
직업전망
비서의 서비스 대상인 임원들의 정보탐색능력과 컴퓨터 활용능력이 향상되면서 일반비서의 역할은 차츰 줄어들 수 있습니다. 또한 이전에는 주요 임원이나 고위직 간부마다 비서가 1명씩 할당되었으나 점차 간부 여러 명의 비서 업무를 한 명의 비서가 담당하는 추세로 되어 가는 것도 비서의 일자리 창출에 부정적이라 할 수 있습니다.
어떻게 준비하나?
필요 교육·훈련·자격
- 일반적으로 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되며, 대기업이나 외국계 회사에서는 4년제 대학교 정도의 교육이 요구됨
- 관련 정규교육 과정은 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 고등학교 및 대학교의 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있음.
- 관련 학과에 진학하면 정보 및 사무 관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육과 외국어교육 등을 체계적으로 받을 수 있음
- 컴퓨터 활용능력과 어학실력을 갖추면 취업에 유리하며, 외국계 기업에서 일하기 위해서는 관련 언어로 문서작성과 회화를 할 수 있어야 함
- 관련 직업: 관리비서, 종교비서, 의료비서, 교육연구비서, 국회비서, 공공기관비서, 대사관비서, 영업관리사무원, 사무보조원, 조사자료처리원, 병원행정사무원 등
<자료 출처: 한국고용정보원, 대학 전공별 진로가이드(경영학)>
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