이쁨 받는 신입사원이 되기 위한 업무보고 잘하는 방법

입사초반에 신입사원은 모든 것이 낯설고 잘해야겠다는 마음에 실수를 무서워합니다. 업무 지시를 받고 나면 언제 업무보고를 해야 하는 지도 눈치를 보게 됩니다. 지시받은 내용 중에 잘 모르는 부분도 질문하기가 어려워 알아서 끝까지 해보려고 하지요. 오늘은 업무보고를 잘하려면 어떻게 해야 하는지 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

 

이쁨 받는 신입사원이 되기 위한 팁! 업무보고 잘하는 법

 

일 잘하는 직원이란?

직장에서 누구나 인정받는 '일 잘하는 직원'이 되고 싶어 합니다. '일 잘하는 직원'이 되려면 무엇을 갖추어야 할까요? 여러 가지 출중한 능력이 있으면 좋지만 특정 몇 가지로 단정 지을 수 없습니다. 일반적으로 회사에서 '일 잘하는 직원'은 성과를 내는 일적인 감각이 있는 사람이라 할 수 있습니다. 일적인 감각 중의 하나가 센스 있는 업무보고입니다. 사실 업무보고만 잘하더라도 '일 잘하는' '능력 있는' 사람으로 보입니다. 특히 업무와 관련된 구두 보고는 업무를 지시한 상사와 직접적으로 커뮤니케이션을 해야 하기 때문에 더 영향력이 있습니다.

 

업무보고 방법

신입사원의 경우 경험이 부족해서 상사에게 보고하거나 설명을 할 때 상사가 듣고 싶어 하는 부분보다 자기 생각을 위조로 말하는 경우가 많습니다. 보고는 상사가 알고자 원하는 내용을 '잘 알아듣게 말하는 것'이 중요합니다. 상사마다 선호하는 보고 방식은 다를 것입니다. 두괄식을 선호하는 상사가 있는가 하면 미괄식을 선호하는 상사도 있을 것입니다. 어떤 경우는 양괄식으로 전달해야 효과적인 상사도 있습니다. 상사의 성향을 파악하고 그에 맞추어 보고하는 방식도 좋지만 대부분의 상사들은 대체로 결론을 먼저 듣고 싶어 합니다. 업무보고 시 결론을 먼저 말하고 세부 내용을 요약해서 설명하는 것을 추천합니다. 필요시 한번 더 결론으로 마무리를 하는 것도 좋습니다.

 

 

구두로 업무보고하는 방법

상사에게 업무 지시를 받고 진행하는 과정에서 때때로 상사가 갑작스럽게 진행상황을 체크하여 구두로 업무 진행상황을 보고하는 경우가 발생합니다. 구두로 보고를 할 때 놓치는 부분이 발생할 수 있기 때문에 보고해야 할 내용을 충분히 숙지하고 이해한 후 보고를 해야 합니다. 시간에 쫓겨 급하게 보고하면 협업으로 진행되는 업무나 관련된 내용을 충분히 파악하지 못하고 보고하게 되어 지적을 받을 수 있습니다. 업무 보고는 곧 업무 능력으로 평가받을 수 있다는 점을 기억해야 합니다.

구두로 업무를 보고할 때는 관련 사항들을 자세하게 보고하려고 하지 말고 핵심만 짧고 간결하게 보고하는 것이 좋습니다. 업무 진행사항과 향후 계획이나 해결방안 등 자신의 의견도 포함하여 간결하게 보고합니다. 상사에게 업무와 관련해서 구두 보고를 해야 한다고 하면 신입사원은 아무래도 긴장을 할 수밖에 없습니다. 너무 긴장을 해서 말 끝을 흐리거나 준비한 보고서만 보면서 말을 한다면 보고를 듣는 상사도 불편함을 느낄 것입니다. 구두 보고를 할 때는 전달하는 내용도 중요하지만 이를 잘 전달하기 위한 자세나 말투도 매우 중요합니다. 이러한 모습이 평가와 연결이 될 수 있기 때문입니다. 상사에게 구두 보고를 하기 전에 보고할 내용을 한번 정리해 보고, 자세나 말투를 체크하는 습관을 갖는 것도 구두보고의 스킬을 향상시키는데 도움이 될 수 있습니다.

 

중간보고의 중요성

우리는 업무 보고의 중요성은 잘 알면서도 '중간보고'는 소홀하게 하는 경우가 많습니다. 진행 중인 업무가 보고 양이 많거나 조사 기간이 오래 걸리는 사안일 때는 어느 정도 진행이 되었을 때 중간보고를 하여 제대로 진행하고 있는지 확인을 받을 필요가 있습니다. 상사가 먼저 중간보고를 요청하기 전에 업무와 관련한 '중간보고'를 하면서 궁금한 사항이나 놓친 사항이 없는지 체크를 하여 실수나 시행착오를 줄이는 것이 좋습니다. 보고 마감 기한 전에 상사에게 수시로 보고하고 수정받으며 업무를 진행하는 것이 일이 엉뚱한 방향으로 흘러가는 것을 막을 수 있으며 문제를 빠르게 해결할 수 있습니다. 

업무 중에는 오랜 시간을 들여야 하는 프로젝트성 업무도 있지만 즉시 또는 빠른 시간 내에 처리해야 하는 업무도 있습니다. 업무 중에는 예상치 못한 문제가 발생하는 경우도 비일비재합니다. 갑작스러운 문제가 발생하면 아무리 근무 경력이 오래된 직원이라도 당황할 수 있는 발생할 수 있습니다. 신입사원의 경우는 더욱 업무에 익숙하지 않기 때문에 정해진 시간에 일을 제대로 마무리하지 못할 수 있습니다. 어떤 부서든지 업무 처리 시간은 매우 중요합니다. 따라서 신입사원은 문제가 발생하면 업무를 진행하는 중간에도 그 사실을 바로 알리는 것이 현명합니다. 제시간에 끝내야 한다는 부담과 스스로 해결해 볼 요량으로 시간을 끌다 마감 기한을 넘기거나 문제가 발생하면 더 상황이 어려워지기 때문입니다. 문제가 발생했을 때는 상급자에게 보고하고 해결방법을 구하는 것이 현명합니다. 이때 보고는 신속해야 하며, 실무자로서 내놓을 수 있는 해결방법도 염두를 하고 보고해야 합니다.

 

신입사원의 경우 상사와 대면해서 업무보고를 하는 것이 어려울 수 있지만, '구두로 보고'하거나 수시로 '중간보고'를 하는 과정에서 업무 능력의 향상 정도가 달라질 수 있으며 상사에게도 좋은 이미지를 심어 줄 수 있습니다. 이에 신입사원이라면 '일 잘하는 직원'으로 인정받기 위해, 특히 '중간보고'를 습관화하기 위한 노력을 기울이길 바랍니다.

 

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