센스 있게 회의 준비하기 | 신입사원 직장생활팁

신입사원 시절에는 회의를 준비해야 할 일이 많습니다. 회의 인원이 3~4명, 많게는 20명 이상(간담회 등)의 회의를 준비해야 할 경우가 있습니다. 오늘은 효율적이고 생산적인 회의를 준비하는 방법에 대해 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다. 취업준비생이나 신입사원의 성공적인 직장생활에 유용한 정보가 되길 바랍니다.

 

 

회의 전 해야 할  일

신입사원의 기본적으로 하는 업무 중 하나가 회의준비입니다. 회의를 준비하려면 할 게 많습니다. 대개 회의는 1시간 정도 진행을 하는데 하루에 3건 이상을 진행하기도 합니다. 회의 인원은 적으면 3명, 간담회 같은 경우는 20명 이상 참석합니다. 회의가 하루에 3건 이상이라면 직원들이 하루에 회의에 투자되는 시간이 3시간이 넘는 것입니다. 따라서 회의는 생산적이게 운영되어야 직원들이 원활한 업무를 진행할 수 있습니다.

 

회의를 생산적으로 운영하기 위해서는 회원 전 준비를 잘해야 합니다. 가장 먼저 할 일은 회의 참석자들에게 사전 고지를 하는 것입니다. 회의 날짜와 시간이 고정이 되어 있는 경우, 갑작스럽게 주최해야 되는 회의가 아니면 일주일 전에는 참석자에게 개별적으로 회의 일정과 안건, 참석인원 등을 전달하여 사전에 회의 안건에 대한 숙지와 준비를 할 수 있도록 합니다. 만약 회의 참석자들이 반드시 준비해와야 할 것이 있다면 함께 공지사항에 적어둡니다. 참석자들의 참석날짜와 시간을 조율해야 할 경우는 개별적으로 참석 가능한 날짜와 시간을 확인하여 회의 일정을 잡습니다. 회의 일정과 시간이 정해졌으면 회의 장소를 예약해야 합니다. 회사 상황에 따라 회의실 사용여부는 다르므로 회의 일정을 잡기 전에 회의 장소를 먼저 예약해야 할 수도 있습니다.

 

회의 시작 하루 전에는 다시 한번 회의 시간을 공지하고 회의 자료를 사전에 배포해야 합니다. 미리 숙지가 필요한 자료는 적어도 회의 3~4일 전에 배포합니다. 회의가 생산적으로 운영되기 위해서 참석자들이 사전에 회의 안건과 목적에 대해 충분히 이해하여 회의에서 자신이 무엇을 말할 것인지 미리 고민하고 참석할 수 있도록 해야 합니다.

 

회의실 세팅하기

회의 시작 15분 전에는 미리 가서 회의실을 확인합니다. 회의 자료는 미리 준비하고 필요한 물품과 기자재를 점검하여 회의 진행에 방해되지 않도록 합니다. 회의실에서 상석은 전망이 가장 좋은 자리 또는 출입문과 멀리 떨어진 출입문과 마주 보는 자리입니다. 회의 자료는 파일이 정상적으로 작동하지 않을 경우에 대비하여 PDF 버전까지 동시에 준비하면 좋습니다. 큰 회의실에서 하는 회의는 노트북이나 태블릿 PC로 내용을 공유하지만 간단한 회의는 출력물을 이용하기도 합니다. 회의 자료를 출력할 때는 흑백 출력이 기본이지만, 그래프나 표가 포함된 경우는 컬러로 출력하는 것이 좋습니다. 핵심 내용이 들어 있는 부분은 플래그로 표시해 놓으면 회의의 효율도 높이고 센스가 있다는 칭찬을 받을 수 있습니다. 임원진 회의나 외부인사와 함께 하는 회의는 음료와 필기도구, 메모지 등은 기본으로 준비가 필요하며, 내부회의일 경우 음료를 두지 않거나 각자 필기도구를 가져오는 경우가 많습니다. 차나 음료를 준비할 때 상사나 선배의 취향을 미리 파악하고 준비해 놓는 센스가 있으면 더욱 좋습니다. 처음 회의를 준비할 경우, 우선적으로 선배에게 회의 준비에 필요한 것이 무엇인지 먼저 문의하고 상황에 맞게 회의 준비를 하는 것을 권합니다.

 

회의 마무리하기

회의가 끝나면 회의실의 의자나 책상을 원상태로 복귀해 놓습니다. 세팅해 놓은 자료 중 남은 것은 수거하고 음료나 쓰레기를 치웁니다. 사용했던 기자재도 정리합니다. 사무실로 복귀 후 회의에서 정리된 내용을 복기하고 Action Plan을 정리하여 회의록을 작성합니다. 이때 Action Plan은 누가, 무슨 업무를 , 언제까지 해야 하는지 명확히 기술합니다. 회의록에 회의 결과를 잘 정리한 후 참석자들에게 다시 공유합니다.

 

 

회의록 작성하기

보통 회의록 작성은 신입사원에게 주어집니다. 회의록에 기록해야 할 것은 첫째, 기본적인 회의 진행에 대한 개요로 회의 제목, 목적, 시간, 장소, 그리고 회의 참석자에 대한 정보입니다. 둘째, 회의에서 발언한 주요 내용으로 의견을 제시한 사람이나 부서의 제언을 핵심적인 키워드로 간략하게 개조식으로 요약 정리합니다. 셋째, 가장 중요한 회의의 결론과 Action Plan을 기술해야 합니다. 이러한 내용이 있어야 회의에서 이야기한 결론이 실제 실행으로 옮겨지는 것입니다.

회의록을 작성하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 회의록 작성하는 목적은 첫째, 회의에 참석하지 않은 사람도 쉽게 내용을 Follow-up 하기 위해서입니다. 둘째, 해당 안건에 대한 히스토리를 나중에 다시 읽어보기 위함입니다. 셋째. 회의에서 결정 난 사항을 참석자들이 서로 다르게 이해하고 있는 경우가 있기 때문에, 명확하게 합의하기 위해서입니다. 넷째, 회의가 끝나고 난 뒤에 해야 할 Action Plan을 도출하고 공유하기 위해서입니다.  이렇게 중요한 목적이 있기 때문에 뭔가 정리한듯한 기분만 내려고 한다던가 자기만 이해할 수 있도록 작성하면 안 됩니다. 사실상 사회 초년생에게 회의록 작성을 맡기는 건 어리석은 것일 수 있지만 대부분의 회사는 신입사원에게 작성을 지시합니다. 여하튼, 신입사원 여러분은 회의록의 중요한 역할을 이해하고 기록하길 바랍니다.

 

회의를 시간낭비라고 생각하는 직장인들이 많습니다. 이들은 대부분 회의가 왜 필요한지 어떻게 회의를 해야 효율적인 것인지 대부분 모를 수 있습니다. 회사에서는 여러 사람이 함께 모여서 일을 하려면 반드시 회의를 해야 합니다. 회의를 통해 구체적 과업의 결과물과 진행해야 하는 세부과제, 과업별 역할과 책임자, 납기 기한 등을 정해야 합니다. 효과적으로 업무가 분담이 되어야 특정 직원에게 업무 독박이 가지 않고 진행하는 작은 과업에서 프로젝트까지 결과물을 내놓을 수 있는 것임을 기억하길 바랍니다.

 

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