센스있는 일잘러 되기! 비즈니스 이메일 작성법

회사에 출근해 업무를 시작하면 가장 먼저 하는 일 중 하나가 이메일을 확인하는 것입니다. 코로나19 이후 재택근무를 실시하는 회사가 늘어나고 있어서 이메일은 비즈니스의 중요한 도구가 되었습니다. 따라서 이메일은 사내 보고용 또는 협업 프로젝트 진행 등 소통의 중요한 수단으로써 기본적인 양식을 갖추는 것이 필요합니다. 오늘은 신입사원이 센스 있는 일잘러가 되는 비즈니스 이메일 작성법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

수신과 참조

직장인은 하루 업무를 시작할 때 가장 먼저 하는 일 중 하나가 이메일을 확인하는 것입니다. 신입사원뿐만 아니라 경력직 직원도 이메일을 보낼 때 실수를 하는 경우가 많습니다. 업무상 이메일은 개인용으로 사용하는 이메일과 달리 격식이 필요합니다. 메일에는 수신이 있고, 참조가 있으며, 숨은 참조가 있습니다. 수신이란 메일을 대표로 받는 사람으로 직접적인 커뮤니케이션을 하는 사람을 말합니다. 참조란 메일을 대표로 받지 않더라도 메일 내용을 참고하여 받는 사람으로 직접 커뮤니케이션에 참여하지는 않지만 전반적인 업무 상황을 알고 있어야 하는 사람입니다. 연관된 업무를 맡고 있는 팀원이나 직속 선배, 상사가 이에 해당할 수 있습니다. 숨은 참조란 수신인에게는 보이지 않지만 해당 프로젝트 상황을 공유할 필요가 있고 수신인에게는 부담스러울 수 있는 참조인 등을 말합니다. 숨은 참조는 다수에게 메일을 보낼 때 타인의 이메일 주소 노출을 예방할 때도 자주 사용합니다. 또한, 자신의 다른 이메일 계정을 숨은 참조에 포함시켜 백업 용도로도 활용할 수 있습니다. 받은 메일에 대해서는 답장을 하는 것이 예의이지만 참조나 숨은 참조로 받은 메일은 굳이 답장을 하지 않아도 됩니다. 여러 사람을 참조로 넣을 경우에는 직급이나 가나다순으로 적으면 됩니다. 

 

 

제목 쓰기

업무용 메일에서 제목은 보내고자 하는 목적을 간결하게 나타내는 것이 좋습니다. 직장인은 하루에 수십 통의 이메일을 주고받기 때문에 제목이 모호한 경우에는 수신자가 이메일을 열어보지 않고 지나칠 수 있기 때문입니다. 메일 제목에 핵심 내용을 넣거나 보내는 목적을 기재합니다. 또한, 자신의 소속을 간단히 밝히는 것도 좋습니다. 예를 들어, [요청][보고][중요][공유] 등의 목적을 표기한 후 'OO프로젝트 승인요청', 'OO 회의록 전달' 등의 핵심 내용을 기재합니다. 이렇게 말머리를 활용하면 수신자가 메일의 내용을 빨리 파악할 수 있어 업무의 효율성을 높일 수 있습니다. 회사에 여러 조직과 협업을 할 때 메일에 [프로젝트명], [팀명]의 말머리를 사용함으로써 메일이 쭉 나열되어 있을 때 카테고리의 역할로도 활용할 수 있습니다. 다른 회사에 메일을 보낼 때는 '[회사명] OOO프로젝트 제안서 전달드립니다.'와 같은 식으로 회사명을 명시하면 수신자가 우리 회사를 명확하게 확인시키는데 효과적입니다.

 

 

본문 내용 작성 팁

업무용 메일은 일을 처리하기 위해 주고받는 문서이기 때문에 그 목적이 명확해야 합니다. 따라서 인사말은 최대한 간단하게 합니다. 메일의 첫 문장은 수신인을 향한 인사와 함께 발신자가 누구인지 알 수 있도록 본인의 소속과 이름을 꼭 밝히는 것이 기본적인 비즈니스 매너입니다. 수신자가 정해져 있을 경우는 수신자의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 본문을 작성할 때는 정중한 문체로 주요 내용을 중심으로 핵심을 간결하게 쓰도록 합니다. 업무 이메일도 커뮤니케이션이기 때문에 두괄식으로 본문을 작성합니다. 중요한 키워드는 진하게 표시하거나 글자색을 달리하여 강조하면 좋습니다. 내용이 긴 경우 행갈이를 하여 문단을 나눠 가독성을 높입니다. 수신자가 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 문단 구분, 숫자, 기호 등을 적절히 사용하며 약어나 속어는 사용하지 않는 편이 좋습니다. 한 단락은 너무 길지 않게 3줄~5줄 정도로 작성하고, 첨부파일이 있을 경우 본문에서 언급을 해 줍니다. 회의 참석여부나 승인요청 등 피드백을 받고자 하는 경우는 '회신 기한과 요청 사항을 명확하게 작성'하는 것이 좋습니다.

 

 

끝인사 작성하기

메일작성을 마무리할 때는 가벼운 감사인사를 넣고 메일을 끝맺음하는 것이 좋습니다. 마무리로 보낸 이를 적을 때, 윗사람에게는 '올림'을 쓰고, 직급이 비슷하거나 동년배나 아랫사람에게는 '드림'을 쓰는 것이 일반적입니다.

 

업무 중 구두와 유선상으로 처리할 일이 생기거나 상대방이 문의나 요청을 할 수 있으므로 수신자가 편하게 연락을 할 수 있도록 이메일 하단에 연락처가 적힌 서명을 남겨두는 것이 좋습니다. 이메일 설정에서 서명을 미리 넣을 수 있습니다. 회사로고, 회사명, 부서명, 직함, 번호, 팩스번호, 이메일 등을 포함에서 메일 하단에 서명이 들어가도록 설정하거나 명함 이미지를 서명에 첨부해 놓는 것을 추천합니다. 

 

메일을 발송하기 전에 수신인을 제대로 적었는지, 내용에 보완이 필요한 사항이 있는지, 동명이인이 아닌지, 메일 주소가 맞는지, 호칭이 맞는지, 오탈자가 없는지, 첨부파일이 빠지지 않았는지 등을 다시 꼼꼼히 확인한 후 발송합니다.

 

<약어 설명>

• FW/FWD: Forward의 약어로 '수신한 메일을 다시 전달한 것'이라는 뜻으로 누군가가 이메일을 포워딩해 달라고 하면 센스 있게 '전달'해 주면 된다.
• ASAP: 아삽이라고 하며 'As soon as possible'의 줄임말로 '가능한 한 빨리 부탁한다'는 의미이다.
• RSVP: '회신을 바랍니다.'의 뜻으로 초청장 같은 것에 참석 여부를 확인할 때 주로 사용한다.
• NLT: 특정 일시나 시산 앞에 'NLT'가 붙어 있다면 'No later than'의 줄임말로 '늦지 않게'라는 의미이다.
• FYI: 'For Your Information'으로 '참고하라'는 의미이다.
• TBD: 'To Be Determined'의 약어로 '아직 확정지 않았지만 확정될 것' '추후 확정'이라는 의미로, 보낸 내용을 숙지는 하되 변경가능성이 있다는 의미이다.
• PCM: 'Please, Call Me'의 약어로 '전화 부탁드립니다.'의 뜻이다.
• EON: 'End of Message'의 약어로 메시지의 끝이라는 의미로 주로 이메일 제목에서 볼 수 있다. 제목 문장 끝에 이 용어가 있다면 제목 자체가 전달하고자 하는 내용의 전부이니 굳이 메일을 열어보지 않아도 됩니다.

 

 

 

이메일은 작성은 간략하게 핵심내용만 작성하며 답신을 할 때는 신속하게 하는 것이 중요합니다. 전화나 문제 메시지, 카톡도 많이 사용되지만 비스니스에서 이메일은 기본적인 커뮤니케이션 도구라는 것을 인지하고 비즈니스 매너를 잘 지켜 사회초년생으로서 좋은 첫인상을 남길 수 있길 바랍니다.

 

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