사회초년생이 알아두면 좋은 "거래처 방문 예절"

거래처 방문예절

 

 

입사한 지 얼마 안 되는 사회초년생들은 갑작스럽게 거래처를 방문해야 할 때 어떻게 준비하고 주의해야 할지 몰라 난감했던 경험이 있을 것입니다. 선배나 상사가 일일이 주의사항이나 준비사항을 알려주지도 않습니다. 방문은 상대방과 친분과 신뢰를 형성하여 관계를 더욱 발전시키는 역할을 할 수 있습니다. 또한, 상대방의 공간을 경험하고 사적으로 친밀해질 수 있는 계기를 마련할 수 있습니다. 따라서 거래처를 방문  기본적인 예절만 잘 지켜도 상대방에게 좋은 인상을 줄 수 있고 회사이미지도 높일 수 있습니다. 그러면 좋은 인상을 줄 수 있는 '거래처 방문 예절'에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

약속 잡기

거래처를 방문하기 전에 가장 먼저 할 일은 약속을 잡는 것입니다. 오전 중에는 급한 업무를 처리하거나 집중하는 경우가 많으므로 방문시간은 오후가 좋습니다. 점심식사 전이나 오후 3~5시 정도가 적당하며, 출퇴근 시간은 피하는 것이 기본 에티켓입니다.

 

 

거래처로 출발하기 전 준비사항

거래처로 출발하기 전에 필요한 서류나 물건 등이 있는지 먼저 점검하고 상대편 담당자에게 사무실 출발 전에 다시 연락하여 일정 등을 확인합니다. 동행자가 있을 경우에는 사전에 동행자에 대한 정보도 미리 전달하여 거래처 측에서 준비하는데 도움이 될 수 있도록 합니다.

 

<방문 전 점검사항>

• 명함
• 필요한 서류나 자료
• 노트북 등 필요한 물건 점검
• 방문용 선물

 

 

거래처 방문 시

거래처 방문 시 상대방이 관심을 가질 만한 것이나 좋아할 만한 선물을 준비해 가면 좋습니다. 선물은 구입 가격을 모르게 하는 것이 좋기 때문에 방문처 근처에서 사지 않습니다. 음료 등 무거운 물건을 차량으로 이동하지 않고 선물로 가져갈 경우 방문처 근처에서 사도 무방합니다. 

 

방문 시간은 미팅시간보다 10~15분 정도 일찍 도착해서 용모나 복장 등을 체크하고 들어가는 것이 좋습니다. 겨울이라면 코트나 장갑은 사무실에 들어가기 전에 벗고, 휴대폰은 진동이나 매너모드로 전환해 놓습니다.

 

<방문 시 기본예절>

• 약속 시간보다 10~15분 전에 도착한다.
• 미팅 전 용모 및 복장 점검한다.
• 사무실에 들어가기 전에 장갑과 코트는 미리 벗는다.
• 사무실에 들어가서는 미리 방문 용건 방문자 성명을 알린다.
• 미팅장소를 안내받으면 출입구에서 가까운 말석에 앉아 기다린다.
• 가방은 바닥에 두며, 코트는 무릎 위에 놓고 기다린다.
• 상대방이 들어오면 곧 일어서고 상대가 자리를 권하면 자리에 앉는다
• 차나 음료를 가지고 오면 감사 인사를 하고 상대가 권하면 마신다.
• 미팅 시간을 준수하고 너무 오래 머무르지 않는다.
• 사무실 내에는 금연이므로 흡연을 삼간다.
• 사무실 내에서는 사적인 대화나 사생활 관련 질문을 하지 않는다.
• 방문 목적이 달성되지 않더라도 미소 띤 얼굴로 정중히 인사하고 마무리한다.

 

 

미팅 시

미팅 장소에서는 함부로 상석에 앉지 않고 안내받은 자리에 앉으면 됩니다. 미팅 중에 휴대폰은 진동이나 매너모드를 해놔야 하는 것이 기본이나, 불가피하게 전화를 받아야 하는 경우에는 상대방에게 양해를 구하고 간단히 통화를 합니다. 예정했던 미팅 시간을 초과하게 되는 경우에는 요점만 정리하고 다음 미팅을 기약합니다.

 

미팅을 마치고 일어설 때는 자신의 앉았던 자리를 둘러보고 놓고 나오는 물건이 없는지 확인하고 의자를 제자리로 밀어 넣고 쓰레기 등은 챙겨서 나오는 것이 기본 에티켓입니다.

 

 

 

거래처와 식사를 할 때

사회초년생은 직장상사와도 어색한 것이 식사 자리인데, 거래처와의 식사는 더 어색하고 어렵게 느껴질 것입니다. 거래처에 식사를 대접해야 할 경우에는 미리 식당을 예약해야 합니다. 대화 소리가 잘 들릴 수 있는 조용한 자리로 예약하고 장소와 시간은 상대방에게 미리 알려주는 것이 좋습니다.

 

거래처를 대접하는 자리는 거래처 담당자가 상석입니다. 출입구에서 먼 곳, 벽을 등진 자리, 경치를 바라볼 수 있는 자리 등이 상석입니다.

 

식사할 때는 가능하면 상대방과 식사 속도를 맞추고, 대화할 때는 입안의 음식이 보이지 않도록 주의합니다. 거래처와 식사자리는 업무적인 이야기가 오가는 자리이므로 핸드폰을 매너모드로 해놓고 상대방과의 대화에 집중하는 것이 예의입니다.

 

식사 비용은 대접하는 쪽에서 미리 계산을 하는 것이 좋습니다. 식사가 끝난 후 계산하는 동안 기다리는 어색함을 피할 수 있습니다.

 

 

사회초년생이 알아두면 좋은 직장생활 기본예절은 처음부터 숙지해 놓으면 유용하게 쓰일 수 있을 것입니다.

 

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