불필요한 회의 줄이기

 

 

직장인들은 하루에도 수차례 짧고 긴 회의에 참석합니다. 회의가 하루 업무시간의 많은 부분을 차지하고 있는 분들이 있을 것입니다. 불필요한 회의시간만 줄여도 시간과 에너지를 줄일 수 있습니다. 

 

 

회의 유형

불필요한 회의만큼 시간과 에너지를 갉아먹는 것도 없습니다. 한 설문 조사에 따르면 '직장 내 회의의 문제점 및 과제'에 관한 질문에 1000명 이상의 직장인이 1위는 '불필요한 회의가 많다(45%), 2위는 '회의 시간이 길다(44.1%), 3위는 '회의가 너문 잦다(36.7%)를 차지했습니다. 아마 많은 직장인들이 공감을 할 것입니다.

 

회의 유형은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. ⓛ정해진 시간 내에 많은 아이디어를 쏟아내야 하는 회의 ②의사 결정을 내리는 회의 ③경영방침을 공유하는 회의입니다. 이 밖의 회의는 일반적으로 크게 필요하지 않습니다. 참석하지 않아도 무방하다고 봅니다.

 

불필요한 회의 줄이기

'회의'란 목적에 맞게 안건을 정리한 자료를 사전에 각자 숙지한 뒤, 한자리에 모여서 정해진 시간 내에 결론을 도출하고 다음 실행 계획을 결정하는 것을 말합니다. 브레인스토밍 단계에서 침묵이 이어지고, 방대한 자료나 회의 당일 부랴부랴 배포되고, 또렷한 의제나 논점 없이 생각나는 대로 잡담을 나누는 자리는 회의가 아닙니다. 그것은 단순히 수다를 떠는 자리에 불과합니다. 상사가 생각나는 대로 말하고 자아도취에 빠지거나, 부하 직원들의 자료와 제안을 뒤엎으면서 우월감에 젖는 회의는 가장 불필요한 회의 중 하나입니다. 일반적인 회의시간은 30~60분 정도가 적당합니다. 의제 하나에 60분 이상 집중하면 집중력이 흐려지고 올바른 결론에 이르지 못합니다.

 

회의는 가능하다면 선별해서 참석하도록 합니다. 불필요한 회의는 가급적 참석하지 않습니다. 중요한 안건을 원하는 방향으로 움직이고 싶은 회의는 공을 들이되, 그 밖의 회의는 미련 없이 패스합니다. 특히, 내가 꼭 참석할 필요가 없는 별로 할 말도 없고 흥미롭게 느껴지지 않는 회의는 과감히 패스해도 좋습니다. 경영방침을 공유하는 회의일 경우, 1년에 한 번 있는 연간 회의를 제외한 나머지 회의는 회의록(의사록)을 읽는 것만으로 충분합니다. 굳이 업무 시간을 쪼개서 한가한 임원들의 얘기를 들어줄 필요는 없습니다.

 

불필요한 회의를 줄이기 위해 전화회의를 하는 것도 하나의 방법일 수 있습니다. 우리의 직장을 떠올려 보면 회의를 해야 할 경우 우르르 몰려 가서 가만히 침묵하거나 돌아가면서 한 마디씩 하는 것으로 마무리하는 회의가 대부분입니다. 미국이나 러시아처럼 국토 면적이 넓은 나라는 회의할 때 참석자가 한자리에 모이기 쉽지가 않습니다. 그래서 국경을 초월한 회의가 잡히는 경우 전화회의의 형태가 주로 이루어집니다. 전화회의는 한 번 익숙해지면 자료와 음성만으로 명쾌하게 의사소통을 할 수 있고, 불필요한 정보가 없어서 상당히 효율적입니다. 

 

 

60분이 넘어가는 회의는 참석하지 않는 것이 현명하지만 분위기상 회의에 꼭 참석해야 한다면 '회의보다 더 중요한 일정'을 만들어서 회의 중간에 당당히 빠져나갈 수 있도록 합니다. 중요한 일정을 들이밀면 회의 참석자를 비롯해 회의를 소집한 상사마저 '중요한 일'이므로 어쩔 수 없다고 생각해서 당당히 회의를 빠져나올 수 있습니다.

 

직장에서 불필요한 회의가 많으면 실제로 업무를 해야 할 시간을 빼기게 되어 업무가 밀리게 되는 경우가 종종 있습니다. 불필요한 회의를 줄이고 다른 방법으로 회의를 고려하여 시간과 에너지를 줄인다면 보다 좋은 업무 성과를 낼 수 있을 것입니다.

 

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