일을 빠르게 편하게 하는 방법, 똑똑하게 업무하기

일을 빠르고 편하게 하는 방법

 

우리는 회사에서 일을 잘하는 사람이 인상을 쓰며 힘들게 일하는 것을 보지 못했을 것입니다. 일 잘하는 사람은 일을 여유롭고 편하게 처리하면서도 성과를 냅니다. 오늘은 업무를 빠르고 편하게 할 수 있는 몇 가지 방법을 소개하도록 하겠습니다.

 

1. 일을 편하고 빠르게 해주는 '시작하기 쉬운 일'

일을 편하고 빠르게 하기 위해서는 심리적으로 부담이 덜한 '시작하기 쉬운 일'부터 처리하는 것이 좋습니다. '시작하기 쉬운 일'이란 '함께 해야 하는 일'이라고 할 수 있습니다. 우리에게 주어지는 업무는 혼자 처리해야 할 것도 있지만 다른 사람과 함께 협업하여 진행하는 업무들이 있습니다. 이러한 경우는 내가 맡은 부분을 진행하면서도 문제가 발생하는 것은 함께 해결해 나갈 수 있기 때문에 비교적 쉬운 일이라 할 수 있습니다. 또한, 일을 좀 더 수월하게 하려면 보고서나 제안서 같이 제출 기한이 정해져 있는 일을 먼저 진행합니다. 내가 팀을 이끄는 경우라면 팀원과의 상담이나 결재 업무가 '시작하기 쉬운 일'에 해당합니다. 내가 서류를 넘겨받거나 업무 내용을 확인을 해줘야 동료나 후배가 일을 진행할 수 있는 경우에도 먼저 처리하는 것이 좋습니다. 이들은 업무 마감 기한이 다가올수록 당신을 재촉할 수 있기 때문에 먼저 처리해 줘야 마음이 급해지는 것을 막고 업무 전체 흐름을 흐트러트리지 않을 수 있습니다. 

 

'함께 해야 하는 일'을 먼저 챙겨 처리하다 보면 수시로 들어오는 재촉을 막을 수 있을 뿐만 아니라 신속한 일 처리 덕분에 당신의 평가도 올라갈 것입니다. 또한, 동료와 연관되어 있는 업무를 모두 처리하고 나면 '이제 나 혼자 할 일'만 남았기 때문에 심적 부담감을 덜어내고 남은 업무에 집중할 수 있습니다.

 

2. 동료나 동기의 이메일 답장은 '한 줄'로 짧게

우리는 하루에도 수십 통의 메일을 받습니다. 일일이 읽어보고 답변을 하는 것도 많은 시간이 소요가 됩니다. 따라서 받은 이메일에 대한 답장도 효율적으로 시간을 절약할 수 있어야 합니다.

 

받은 이메일 중에 동료나 동기에게 받은 이메일은 용건만 간단히 답변을 합니다. 이들에게 이메일 답변은 '알겠어요', '그렇게 할게요' '팀장님한테 확인 후 다시 답변할게요'처럼 용건만 간략하게 답변을 합니다. 동료나 동기 같은 경우는 이메일 답장을 할 때 중요한 점은 업무의 흐름이 끊어지지 않는 것이므로 한 문장으로 답해도 상관이 없습니다. 답장을 하지 않아서 업무의 흐름이 끊기는 상황만 피하면 됩니다. 또한, '감사합니다', '잘 부탁드립니다' 등의 형식적인 문장을 과감히 버립니다. 불필요한 문장이 있으면 오히려 내용 전달에 방해가 됩니다. 동료나 동기는 답장이 짧다는 이유로 불쾌해하는 경우는 없습니다. 일을 빠르고 편하게 하기 위해 동료나 동기의 이메일에 대 답장은 짧게 하는 것을 추천합니다.

 

3. 주변 사람을 활용하기

일을 하다 보면 처음 접하는 분야나 관련 정보가 없는 경우가 있는데 이럴 경우 우리는 주로 인터넷으로 정보를 찾느라 시간과 에너지를 쏟습니다. 이럴 경우 주변에서 이를 알만한 사람에게 물어보거나 자료를 부탁하면 일을 빠르고 편하게 할 수 있습니다. 이미 알고 있는 주변 사람을 통해 정보나 자료를 얻는 것이 인터넷으로 몇 시간 찾아보는 것보다 훨씬 정확하고 많은 정보량을 얻을 수 있습니다. 회사에서 분명히 이와 같은 업무를 한 경험이 있는 사람이 있을 것이니 이들에게 도움을 요청하는 것이 효과적입니다. 만약에 주변 사람들로부터 관련 정보를 없기 어려울 경우에는 인터넷보다는 도서관이나 서점에서 개요서나 입문서 등을 찾아 활용하는 것이 더 효과적으로 빠르게 처리할 수 있습니다.

 

 

4. 일의 순서와 진행사항을 메모하기

회사 업무를 처리하는데 가장 기본이 되는 것은 일의 순서를 정하는 것입니다. 업무의 우선순위를 정해야 빠르게 일을 처리할 수 있으며, 중요하거나 긴급한 것을 놓치지 않을 수 있습니다. 또한, 일을 진행하는 과정에서 문의사항이나 처리가 어려운 것, 문제가 되는 사항 등을 메모하며 체크를 합니다. 메모해 놓은 것을 하나씩 다시 생각해 보면서 원인과 이유를 찾아가면서 문제를 해결해 나가면 놓치는 부분 없이 일을 빠르게 처리해 나갈 수 있습니다.

 

업무를 빠르고 편하게 하는 방법은 여러 가지가 있을 수 있습니다. 일의 경험이 쌓이다 보면 자신만의 스타일을 발견하게 되고 어떻게 하면 내 업무의 효율이 높아질 수 있는지 알 수 있게 됩니다. 다른 사람의 방법이 나에게도 맞는 것이 아닐 수 있으니, 다양한 방법을 시도해서 나만의 업무 생산성을 높일 수 있기를 바랍니다.

 

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