똑똑하게 업무 지시 및 요청하는 방법

힘빼는 업무의 기술

 

직장에서 우리는 업무를 진행함에 있어 업무 지시와 요청은 비일비재하게 일어납니다. 우리가 원하는 유능한 상사의 능력 중 하나가 업무지시를 구체적으로 방향을 제시해 주는 것입니다. 지금 지시가 불분명하게 고생했던 기억이 떠오르는 분도 있을 것입니다. 오늘은 똑똑하고 효과적으로 업무를 지시하거나 요청하는 방법에 대해 알려드리고자 합니다.

 

업무 지시나 요청을 하기 위해 필요한 요건

우리는 회사에서 불명확한 업무를 지시받아 보고서 수정을 반복하고 업무의 범위가 불필요하게 확대되는 결과를 초래한 경험도 있을 것입니다. 업무 지시에 앞서서 우리는 먼저 인식해야 할 것이 있습니다.

 

첫째, 내가 아는 것을 다른 사람도 안다는 생각을 버리는 것입니다. 업무 지시나 요청을 할 때 '무슨 말인지 알지?', '알아서 해' 등 '내가 아는 거니 너도 알고 있지'라는 식으로 대충 업무를 지시하거나 요해서는 안됩니다. 내가 업무 지시를 내린 부하직원의 업무의 대한 이해도와 달성 능력은 당신이 생각하는 수준과 다를 수 있으며, 당신의 '상식'과 동료나 부하 직원의 '상식'은 다를 수밖에 없다는 것을 인지해야 합니다.

 

둘째, 일방적인 업무지시를 하면 안 된다는 것입니다. 일방적인 업무지시는 수동적인 행동을 유도하고 성과 도출에 어려움을 줄 수 있습니다. 어떠한 설명도 없이 일방적인 방법의 업무지시는 그 업무 진행 방향이 올바르지 않아도 그대로 따르기 때문에 좋은 결과를 낼 수 없습니다.

 

업무지시 잘하는 방법

직장에서 상사가 부하직원에게 갑자기 뜬금없는 업무를 지시한다든지, 수시로 부하직원을 불러서 방금 한 얘기를 또 한다든지, 업무 지시의 방향도 없고, 잘 모르는 부분은 알려주지도 않으면서 질책만 하는 등의 경우를 종종 보았을 것입니다. 업무를 지시할 때는 가장 먼저 중요한 것은 본인부터 지시할 내용을 명확히 파악해야 합니다. 업무 지시만 잘해 수고스럽게 보고서를 반복하거나 일이 확장되어 불필요한 시간과 에너지를 낭비하지 않을 수 있습니다. 

 

업무지시를 잘하려면,

첫째, 업무를 해야 하는 이유와 배경을 설명합니다. 먼저, 지시하는 업무는 어떠한 '목적'으로 해야 하는지 정확히 설명해 줘야 합니다. "이 일을 왜 해야 하는지?"에 대해 지시받는 사람이 알게 되면, 어떤 목표를 가지고 해야 하는 지를 인식하고 업무에 대한 몰입도와 책임감을 가질 수 있습니다.

 

둘째, '어떻게'를 구체적으로 전달해야 합니다. '어떻게'란 '작전'을 뜻합니다. 이 일을 어떻게 하면 해낼 수 있는지를 나타내는 전략인 것입니다. 실제 업무 상황에서는 '어떻게'보다 '무엇을' 알려주는 경우가 더 많습니다. 이는 업무를 맡기는 입장에서는 수행해야 할 구체적인 업무가 머릿속에 떠오르기 때문일 것입니다. 하지만 구체적인 방법인 '무엇을' 알려주면 상대방이 업무를 어떻게 해석하느냐에 따라 일을 그르칠 수 있습니다. 동료나 부하직원에게 업무를 지시할 경우 일을 원활하게 진행하기 위한 포인트 즉, '작전;을 명확하게 전달해야 일을 두 번 반복하는 불상사를 막을 수 있습니다.

 

셋째, 구체적으로 업무 기한을 정합니다. 업무 지시를 할 때에는 기한도 구체적으로 정하는 것이 좋습니다. "이 업무는 중요하니 빨리 처리해 줘."라는 식으로 말을 하면 '빨리'가 하루를 뜻하는지, 2~3일인지 알 수가 없습니다. 정확히 언제까지 완료해야 하는지 명확히 전달하여 지시합니다. 언제까지 필요한지를 명확히 정해 준다면 실무자 입장에서는 보다 면밀히 준비를 할 수 있습니다.

 

넷째, 부하직원이 업무량과 역량을 확인합니다. 내가 업무 지시를 하고자 하는 부하직원이 업무가 과부하가 걸려있고 다른 직원은 여유가 있다면, 업무를 받은 사람은 여유 있는 직원에 비해 업무처리 속도에 차이가 나고 좋은 결과물을 낼 수 없습니다. 또한, 지시하고자 하는 업무를 할 수 있는 역량이 있는지 확인해야 합니다. 무턱대고 업무지시만 내린다면 시일만 걸리고 성과도 낼 수 없을 것입니다.

 

 

업무요청을 잘하는 방법

회사의 업무는 혼자 할 수 있는 일도 있고, 동료나 다른 부서 사람들과 협조해서 해야 할 일이 있습니다. 업무 요청이 필요한 경우 다른 사람이 부담스럽지 않게 업무 요청을 잘 받아내는 것만으로도 우리는 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다.

 

첫째, 업무 요청은 넉넉한 기한을 두고 합니다. 업무 요청이 필요한 경우 업무 기한을 확인하고 최대한 여유롭게 미리 해야 합니다. 상대방의 현재 업무량을 알 수 없고, 중요한 처리 건이 있을 수 있기 때문에 요청이 필요한 것은 미리미리 요청을 해 둡니다. 이때 기한은 구체적으로 정해야 합니다.

 

둘째, 업무 요청의 명분을 정확히 전달합니다. 어떤 업무가 왜 협조가 필요한 지를 명확하고 구체적으로 설명하는 것이 중요합니다. 갑작스럽게 업무요청이 들어오면 자신의 업무를 하기도 바쁜데 '왜 요청을 하는지' 짜증이 날 수 있다는 것은 누구나 알 것입니다. 어떠한 업무 협조가 필요한지 구체적이고 명확하게 설명하는 것이 상대방에 대한 예의입니다.

 

셋째, 요청 양식과 형태를 명시하여 요청합니다. 협조를 요청할 업무에 별도의 양식이나 형식이 있으면 미리 해당 포맷으로 어떤 식으로 어떻게 해달라고 구체적으로 명시해서 전달합니다.

 

업무를 지시하거나 요청할 때 중요한 것은 내가 안다고 해서 다른 사람이 알 거라는 생각을 버리고 구체적이고 명확하게 기한을 정해서 해야 한다는 것입니다. 그러면 서로 간의 업무가 원활히 이루어지고 좋은 경과물을 낼 수 있을 것입니다.

 

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