효율적으로 업무 스케줄을 관리하는 방법

힘빼는 업무 스케줄 관리방법

 

회사생활을 하다 보면 내 나름대로 열심히 업무 스케줄을 짜 놓았는데 갑자기 끼어드는 일 때문에 스케줄이 꼬이고, 다른 사람들의 일정에 휘둘리는 일이 종종 일어납니다. 회사에서는 우리는 자신만의 업무 스케줄 상황만을 고려해서 일을 할 수가 없기 때문에 보다 효과적으로 일을 할 수 있는 업무 스케줄을 관리할 필요가 있습니다.

 

힘 빼는 업무스케줄 관리 방법

현실적으로 회사에서 업무 스케줄을 자신만의 상황을 고려해서 정할 수 없습니다. 아무리 업무 처리 속도가 빨라도 스케줄을 짤 때 자신보다 상사나 동료의 상황을 우선하면 생산성이 눈에 띄게 저하될 수밖에 없습니다. 효율적인 일정을 짜기 위해서는 다음 네 가지의 방법을 따르기를 추천합니다.

 

1. 하루 근무시간은 6시간으로 생각해라

하루의 근무시간은 보통 8시간입니다. 하지만 업무 스케줄은 6시간으로 짜는 것을 추천합니다. 간혹 일정을 '분 단위'로 빽빽하게 짜는 사람들이 있는데, 이는 효율적으로 보일 수 있으나 업무에 차질이 생길 경우 뒤에 일정이 모두 꼬여버릴 수 있다는 것을 주의해야 합니다. 또한, 분 단위로 일을 하다 보면 정신적으로 쫓기면서 일하기 때문에 스트레스가 급증할 수 있습니다. 하루 업무 시간을  오후 4시까지, 즉 6시간으로 설정하면 돌발 상황이 생기거나 뜻하지 않은 기회가 주어졌을 때 퇴근하기 전에 충분히 대처할 수 있는 여유가 생깁니다.

 

2. 피로도를 고려하여 일정을 짜라

우리는 대부분의 시간을 회사에서 보냅니다. 아침부터 바쁘게 일을 하다 보면 쉽게 피로가 쌓입니다. 물론, 평상시에 체력관리를 잘하면 덜 할 수는 있겠지만 체력이 좋아도 피로는 쌓입니다. 효과적으로 업무를 하기 위해서는 오전에는 '머리를 써야 하는 업무', 쉽게 나른해지는 점심시간 직 후는 '가벼운 업무' 등을 융통성 있게 배치하여 업무의 효율을 높입니다.

 

3. 기분 전환을 할 수 있는 일정을 추가해라

어려운 상대와 미팅이나 스트레스가 쌓이는 회의를 앞두고 있을 때는 기분이 가라앉기 마련입니다. 그런 날에는 처리해야 할 일을 정해두지 말고 그때그때 기분을 전환할 수 있는 일정을 추가하면 좋습니다. '금요일은 나만의 시간 확보하기',  '친구와 저녁식사하기', '퇴근 후 영화 보기' 등 삶의 활력소가 되어줄 일정을 넣는 것도 좋은 방법입니다. 이러한 일정은 '업무를 빨리 처리해야지' 하는 생각이 들면서 동기부여가 되고 집중력도 높아져 업무 생산성이 오릅니다.

 

 

4. 미팅이나 출장은 한 날로 몰아라

미팅이나 출장은 상대방의 일정도 고려해야 하지만, 가능하다면 한 날로 몰아서 처리하도록 합니다. 특히, 외부 미팅이나 출장은 이동 시간을 무시할 수 없으므로 서로 인접한 장소로 약속을 잡는 것이 효율적입니다. 미팅이나 출장처럼 서로 비슷한 유형으로 묶어서 업무를 처리하는 환경을 만들면 집중하기도 좋고, 필요한 자료, 소지품, 옷차림의 고민도 덜 수 있습니다.

 

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