업무 독박 줄이기

 

 

우리는 회사에서 선배나 상사 혹은 거래처에서 내 업무 상황에 상관없이 업무를 지시하거나 요청하여 곤란한 경험이 있을 것입니다. 이럴 때 단칼에 거절하고 싶은 마음이 굴뚝같지만 거절을 하는 게 어렵습니다. 이러한 요청을 그대로 받아 진행하다 보면 당신의 업무량이 증가하고 업무 독박에 빠지게 됩니다.

 

업무 독박을 줄이는 방법

갑작스러운 업무 요청은 이상하게 시간적 여유가 없을 때 몰립니다. 회사에서 나의 위치가 높지 않다면 무작정 거절하기는 어렵습니다. 의뢰하는 사람은 그저 내가 일을 해주기만을 기대하고 거절하면 불쾌해하기도 합니다. 하지만 당신이 업무 독박에 빠지지 않기 위해서는 영리하게 거절하는 법을 알아야 합니다.

 

1. 거절하기 전 의사소통 먼저 해라

업무 의뢰를 거절하기 전에 먼저 의뢰자와 원활한 의사소통이 이루어져야 합니다. 누구든지 자신의 의견이 거부당했다는 생각이 들면 기분이 상할 수밖에 없습니다. 업무를 부탁한 사람이 상사나 다른 부서 사람이라면 더욱 조심해야 합니다. '거절'의 답을 들으면 자신의 입장이나 위치를 이용해서 억지를 부릴 수도 있습니다. 그러면 서로 감정이 상하고, 시간과 에너지를 소모하여 스트레스만 쌓일 것입니다.

 

업무 의뢰를 받으면 우선 "업무내용은 잘 알겠습니다."라고 대답을 한 후, 업무를 맡은다는 전제로 "언제까지 하면 될까요?"라고 납기 기한을 물어본 후 자신의 업무 상황을 점검합니다. 이후 의뢰자에게 자신의 업무 상황을 설명하고 납기 기한을 조절할 수 있는지, 업무량이 많아 불가할 경우 등 어떻게 업무 처리를 해야 할지 방안을 논의하는 것이 좋습니다.

 

2. 요청받은 업무의 기한을 확인해라

먼저 처리해야 하는 업무가 있어서 의뢰자가 부탁하는 일을 지금 당장 시작하지 못할 때가 있습니다. 업무가 많은데도 의뢰받은 업무를 촉박한 기한에 해야 한다면 당신은 퇴근 후에도 일을 해야 하는 불상사를 낳을 수 있습니다. 바쁜 상황에서 업무 의뢰를 받았을 때 "제가 먼저 처리해야 할 일이 있어서, 금요일 4시까지 완성이 가능할 것 같습니다. 그때까지 해도 괜찮을까요?"라는 식으로 자신의 업무 상황을 설명한 후 부탁받은 일은 언제까지 완성할 수 있는지 역으로 제시합니다. 의뢰자들은 보통 급하다는 뉘앙스로 부탁을 합니다. 하지만 사실 그렇게 급한 일이 아닌 경우가 많습니다. 따라서, 업무의 최종 마감 기한을 확인한 후에 대응하도록 합니다.

 

3. 연락 기한을 명확히 전달해라

다른 부서 동료에게 업무 의뢰를 받았다면 직속 상사의 승인을 받아야 하기 때문에 업무를 맡을 수 있는지 없는지 바로 확답을 주기 어렵습니다. 이럴 때는 "업무 일정을 확인 후  5시까지 연락드리겠습니다."라는 식으로 명확한 연락 기한을 전달해야 합니다. 만약 단순히 "확인 후 다시 연락드리겠습니다."라는 식으로 막연히 대답하면 의뢰자는 언제 연락이 올지 몰라 노심초사할 것입니다. 기왕이면 업무 의뢰자가 스트레스를 덜 받고 업무에 집중할 수 있도록 배려하는 것이 좋습니다. 좋은 업무 협력관계는 회사생활에 유용하게 작용함을 기억해야 합니다.

 

4. 업무의 우선순위를 확인해라

직속상사에게 받은 업무는 거절하기가 가장 어렵습니다. 업무가 많은 상황에서 직속상사가 다시 업무 의뢰를 했을 경우 자신의 업무 상황이 어떠한지 설명하고 상사에게 우선순위를 어떻게 할지 문의하는 것이 좋습니다. 다른 직원이나 상사와도 역할 분담이 가능할지 제안해 보는 것도 좋습니다. 구체적이고 합당한 최선책을 제안하여 업무를 지시한 상사가 이 업무를 당신에게 의뢰해도 좋을지를 다시 한번 생각해 보게 하여 내 업무의 우선순위를 확인받을 수 있습니다.

 

 

5. 다른 직원을 추천해라

의뢰자가 직속상사라면 거절이 어렵겠지만, 다른 부서에서 들어온 의뢰라면 누가 하든지 납기 전까지만 완성하면 됩니다. 그렇다면 업무를 대신해 줄 수 있을 만한 동료를 추천하는 것도 좋은 방법입니다. 선배나, 동기, 후배 등 그 일을 할 만한 사람을 추천합니다. 이때 "지금 제가 업무처리가 어려운데, ~~ 씨는 어떨까요?" 하고 가능한 다른 사람을 추천합니다. 의뢰자가 거절당했다는 불쾌감을 느낄 수 있으므로 "제가 ~~ 씨에게 할 수 있는지 물어볼게요." 또는, "저도 ~~ 씨에게 따로 메신저로 문의드려 볼게요." 등의 작은 배려를 덧붙여 비록 업무를 맡지는 못했지만 '나도 최대한 노력했다'는 인상을 심어주는 것이 좋습니다.

 

모든 업무를 끌어안고 있으면 제대로 끝내지도 못하게 되어, 결과적으로 업무를 부탁한 사람에게 피해를 끼칩니다. 때로는 용기 내어 '거절'을 해야 득이 될 수도 있습니다. 딱 잘라 거절을 하면 상대방에게 나쁜 감정을 줄 수 있으니, 어떻게 하면 업무를 수월하게 진행할 수 있는지 고민하고 자신의 업무 상황과 일정을 고려하여 똑똑하게 거절할 수 있도록 합니다.

 

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