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힘 빼는 업무의 기술

업무 효율을 높이는 팁

by yh-wellness 2023. 4. 28.

업무 효율을 높이는 팁

 

우리는 누구나 회사에서 효율적으로 일하면서도 높은 성과를 내고 싶습니다. 더불어 개인적인 시간도 확보가 된다면 금상첨화라고 생각할 것입니다. 오늘은 업무의 효율을 높일 수 있는 몇 가지 팁을 소개하고자 합니다.

 

업무 효율을 높이는 팁

1. 불필요한 노력 없애기

대부분의 직장인들은 하루에 많은 양의 이메일을 주고받고 수시로 SNS, 메신저 등에 답변을 합니다. 업무의 많은 시간을 이메일, SNS, 메신저를 확인하는 데 사용합니다. 나의 업무를 방해하는 것이 보통 상사, 고객, 직장 동료라고 생각하지만 이메일, SNS, 메신저의 알람도 나의 업무를 방해합니다. 서류를 작성하다가 이메일 수신 알람이 떠서 메일함을 얼핏 들여다보고 다시 서류를 작성하려는 순간 '어디까지 했더라?'하고 원래 업무로 돌아가기까지 꽤 시간이 걸린 경험이 누구나 한 번쯤은 있을 것입니다. 한창 집중하고 있을 때 작업을 중단하면 집중력이 떨어지고, 다시 집중력을 끌어올리려면 시간이 걸립니다. 업무 도중에 한눈을 팔면 실수만 늘어납니다.

 

이메일  답장은 24시간 이내에 하는 것이 암묵적인 비즈니스 규칙입니다. 하루에 두세 번 시간을 정해서 한꺼번에 이메일을 처리하는 것이 업무에 집중할 수 있고 더 효율적입니다. SNS, 메신저, 스마트폰도 마찬가지로 정해진 시간에 확인하고 처리하면 내 일을 방해하는 불필요한 노력을 제거하여 업무효율을 높일 수 있습니다.

 

2. 업무 체크 횟수 늘리기

일을 하다 보면 다 해 놓은 일을 처음부터 다시 해야 하는 경우가 빈번히 발생합니다. 일을 처음부터 다시 하면 업무의 생산성과 의욕이 저하됩니다. 까다로운 상사나 거래처 관계자를 만나면 업무요청자를 번거롭게 하면 안 된다는 생각에 휩싸여 최종단계 전 한 번에 체크를 받는 것으로 끝내려고 합니다. 이런 식으로 일을 하면 업무 최종단계에서 뒤 업어지는 경우가 발생하여 다시 처음부터 수정하는 상황이 되어 버립니다. 업무를 진행하면서 전화, 이메일, 메신저 등으로 여러 번 업무 진행과정을 체크를 해야 이러한 불상사를 막을 수 있습니다. 이때 짧게 여러 번 체크를 하는 것이 중요하며, 10회를 넘기지 않습니다. 만약 회의로 진행이 된다면 5~6분 정도 짧은 회의로 여러 번 업무 체크를 진행합니다. 이런 식으로 업무 체크를 하면 일을 못하는 사람으로 찍힐까 걱정이 되거나 핀잔을 듣게 될까 두려워집니다. 하지만 의외로 상사와 거래처는 자신들이 안심할 수 있는 진척 상황을 보고해 주기를 바랍니다. 또한 그들은 '상대방이 나를 중요한 존재로 여기고 있는가?'를 늘 신경 쓰고, 자신이 중요한 사람이라는 것을 확인받고 싶어 합니다. 업무를 여러 번 보고하고 확인하는 것은 번거롭고 상사를 귀찮게 하는 일이지만 결과적으로는 당신에게 이득이 되니 확인할 사항이 있다면 바로 상의하는 습관을 기르도록 합니다.

 

3. 빠르게 성과를 낸 후 개인 시간을 확보하기

업무의 생산성과 효율성만 좋으면 사람은 언젠가는 체력적 정신적으로 소진이 되어 버립니다. 성공한 리더는 스케줄 관리를 일원화해서 업무 성과를 내는 한편으로 개인 시간을 철저히 확보합니다. 업무 일정이 타인에 의해 좌우되면 마음의 여유를 잃어 괴롭습니다. 편하고 빠르게 성과를 낸 후에는 몸과 마음의 여유를 가질 수 있는 개인적인 시간을 철저히 확보하도록 합니다. 그러면 업무 일정을 주체적으로 정할 수 있는 여유가 생기고, 일하는 맛도 있으며 기회도 쉽게 찾아옵니다.

 

 

4. 쾌적한 환경에서 집중도를 높이기

우리는 가끔 카페에서 작업을 할 때가 있습니다. 그런데 카페에서 작업을 할 때 사무실에서 작업을 할 때보다 집중이 더 잘 되었던 경험이 있지 않나요? 사무실보다 소란스러운 환경에서 이상하게 집중이 더 잘되는 경험이 있을 것입니다. 액션츄어의 조사에 따르면 창조력과 집중력을 극대화해 생산성을 높일 수 있는 환경은 실온 24도, 이산화탄소 농도 450~900ppm이라고 합니다. 이산화탄소의 농도가 너무 낮아도 너무 높아도 안 됩니다. 이를 기준으로 카페, 자택, 사무실 중 업무에 집중하기 가장 좋은 환경은 어느 곳인지 조사를 했더니 카페가 1위였다고 합니다. 회의실에서 장시간 회의를 하면 이산화탄소 농도가 2,000~3,000ppm까지 치솟습니다. 이산화탄소 농도를 낮추는 가장 간단한 방법은 환기를 충분히 해주는 것입니다. 자주 사무실 공기를 환기시켜 활력이 넘치고 생산성이 높은 업무 환경을 만들어 주는 것도 업무의 효율성을 높일 수 있는 방법입니다.

 

이 밖에 업무 효율을 높이는 다양한 방법이 있습니다. 일을 하다 보면 자신만의 업무 효율을 높일 수 있는 방법이 보일 것입니다. 누구에게나 주어지는 똑같은 업무시간을 좀 더 효율적 사용하여 남들보다 여유롭게 즐겁게 직장생활을 하세요.

 

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