직장인이라면 매일 1개 이상의 회의에 참석합니다. 대부분의 직장인들은 회의를 시간낭비라도 느낀 적이 많을 것입니다. 오늘은 좀 더 회의를 효율적으로 진행하여 우리의 업무 생산성을 높여줄 수 있는 팁에 대해 얘기하도록 하겠습니다.
회의의 가급적 짧게!
회의를 진행함에 앞서 회의 개최의 목적을 정확히 파악하고 회의 시간을 단축하여 근무시간을 허비하는 것을 막아야 합니다. 기본적으로 회의 시간은 30분~1시간 이내로 끝내는 것이 좋습니다. 장시간의 회의는 사람들을 지치게 합니다. 또한, 정기 회의의 횟수를 대폭 줄이고 불가피하게 상시 진행하는 회의도 줄이는 것이 좋습니다. 회의에서는 꼭 나누어야 할 이야기를 제외한 업무 지시 및 진행 상황 확인은 개별 커뮤니케이션으로 처리합니다.
회의 전 자료공유하기
대부분의 회의 참석자들은 회의 자리에서 자료를 통해 회의 내용을 파악하려는 경우가 많습니다. 특히, 결정권을 지니고 있는 상사들에게서 이런 상황을 많이 볼 수 있습니다. 회의 참석자라면 지위고하를 막론하고 모두가 준비된 상태에서 회의에 참석하는 것이 중요합니다. 회의 전에 내용을 파악하고 지시를 내리는 것이 더 좋습니다.
회의 결과는 바로 공유하기
성과 없이 회의가 마무리되지 않도록 회의 막바지에는 반드시 회의의 목적과 목표에 맞는 결론을 도출하도록 해야 합니다. 또한 누가/언제/무엇을 실행할지 구체적인 계획까지 세워야 합니다. 회의 마무리 단계에서 결정 사항을 간략하게 요약해서 브리핑하여 참석자에서 회의 내용을 재 확인시켜야 합니다. 회의가 끝나면 회의 내용을 최대한 빠른 시간에 공유하여 회의 내용에 빠진 것이 없는지 공유하여 확인하도록 합니다.
화이트보드를 활용하기
회의를 효율적으로 진행하려면 노트에 각자 메모하는 것보다 화이트보드를 활용하는 것이 좋습니다. 화이트보드를 활용하면 주요 논점과 결론을 한 번에 확인할 수 있는 장점이 있습니다. 이와 더불어 다음에 조치할 사항, 일정, 역할 분담까지 작성하면 하나의 회의록이 될 수 있습니다. '회의록은 반드시 문서로 남겨야 한다'는 기업의 방침이 없다면 화이트보드를 스마트폰으로 찍어서 관계자에게 일제히 전송을 하면 회의록을 작성하는 수고를 덜 수 있습니다.
화이트보드는 3개를 준비하여 한 개에는 회의 목적, 최종 목표, 논점, 종료시각, 도출한 결론을 적고, 다른 한 개는 의논한 내용을 정리합니다. 사람마다 낸 의견을 화이트보드에 작성하여 각자 낸 의견을 확인할 수 있도록 합니다. 화이트보드에서 각자의 의견의 작성하면 의견을 서로 비교해 볼 수 있고, 종료시각을 작성해 두었기 때문에 정해진 시간에 회의를 종료할 수 있도록 상기시키는 효과도 있습니다. 또한, 회의의 목적과 목표는 큰 글씨로 적어 놓으면 논점에 벗어나는 일도 막고, 다른 이야기로 벗어나도 원래의 논점으로 빠르게 돌아올 수 있습니다.
전화회의 활용하기
5명 이하의 회의를 진행할 경우 전화회의를 활용하는 것도 좋은 방법 중의 하나입니다. 회의 참석자가 각지에 흩어져 있을 경우에는 특히 한자리에 사람이 모이려면 시간과 비용이 들기 때문에 효율적으로 회의를 진행하기 위해 전화회의를 활용하는 것을 추천합니다. 전화회의는 음성과 자료 외에는 정보가 없어서 온전히 회의에 집중을 할 수 있고 잡담도 불필요하여 온전히 회의의 본론에만 충실할 수 있습니다. 전화회의를 진행할 경우 최소 1주일 전에 자료를 미리 배포하여 자료를 충분히 이해하고 준비된 상태로 참석할 수 있도록 합니다.
회의는 업무의 의견을 공유하고 중요한 의사를 결정합니다. 따라서, 각자 소중한 업무 시간을 할애하는 만큼 회의에 참석한 모든 사람이 회의의 목적을 알고 필요한 자료는 꼼꼼히 파악하고 회의에 참석한다면 보다 효율적으로 업무시간을 활용할 수 있고 생산성도 높일 수 있을 것입니다.
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