비즈니스 커뮤니케이션 방법, 상사와 효과적으로 커뮤니케이션 하기

 

아직 경험이 적은 주니어사원은 회사에서의 커뮤니케이션은 참으로 어렵게 느껴집니다. 일적인 관계로 만난 사람들과의 커뮤니케이션에서는 상대방의 태도나 상태에 따라 판단하여 효과적으로 대화를 이끌어 나가야 되기 때문입니다. 또한 나의 업무 성과에도 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

 

비즈니스 커뮤니케이션의 이해

우리가 직장생활에서 하는 커뮤니케이션은 업무와 관련된 커뮤니케이션으로 개별 작업과 관련된 커뮤니케이션, 팀 미팅, 정보 수신, 프로젝트성 업무의 공유, 부서 간의 업무 협업, 상사에게 보고, 비언어적 커뮤니케이션 등을 의미합니다. 이러한 비즈니스 커뮤니케이션에서는 명확하게 의사전달을 하지 못하면 오해가 발생하고 업무에 혼선을 빚기도 하며, 의도하지 않게 타인의 감정을 상하게 할 수도 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션의 목적은 '일을 진척시켜 결과를 만들어 내는 것'이며, 그 과정에서 나의 유능함과 자존감을 지키는 것임을 잊지 말아야 합니다. 따라서, 커뮤니케이션을 통해 업무와 상황을 파악하여 정보나 의견을 잘 전달하는 것이 중요하며, '말을 잘하는 것'은 필요가 없습니다.

 

비즈니스 커뮤니케이션의 핵심

비즈니스 커뮤니케이션의 중요한 핵심은 첫째, 내용을 명확히 전달하는 것입니다. 구두로 보고를 하거나, 미팅에서, 메신저나 이메일을 통한 업무 공유와 요청 등 모든 상황에서 분명하고 명확하게 내용을 전달해야 합니다. 둘째, 비즈니스의 목적은 일을 진척시켜 결과를 만들어 내는 것이므로 갈등을 유발하지 않고 해결하는 데 중점을 두어야 합니다. 셋째, 서로 간의 원활한 소통을 통한 정보교환이 이루어져야 합니다. 직장은 사적인 관계의 장이 아니라는 것을 명심해야 합니다.

 

비즈니스 커뮤니케이션 방법

주니어 사원 시절에는 동료나 선배, 상사와의 갈등으로 주기적으로 이직하고 싶은 마음이 종종 일어납니다. 전체적인 기업의 문화보다 주변 동료나 선배, 상사가 이직을 더 고려하게 만든다는 것을 여러분들도 경험을 했을 것입니다. 일반적으로  갈등의 주요 요인 중의 하나가 원활하지 못한 커뮤니케이션에서 발생합니다. 우리는 회사에서 동료난 선배, 상사에게 감정적 공감이나 유대를 바라면 안 됩니다. 인간적인 면에서 좋은 동료나 선배, 상사를 만날 수 있다면 정말로 좋겠지만 그런 경우는 흔하지 않다는 것을 여러분은 잘 알 것입니다. 따라서, 비즈니스에서 커뮤니케이션에서는 주어진 업무를 잘 진행하여 좋은 성과를 내어 유능한 직원으로 인정받을 수 있는 것에 초점을 두어야 합니다.

 

그러면 비즈니스 커뮤니케이션을 잘하려면 어떻게 해야 할까요?

첫째, 적절한 커뮤니케이션 수단을 선택해서 정확한 내용을 전달합니다. 커뮤니케이션의 수단으로는 이메일, 사내 메신저, 문자 메시지, 전화, 대면 등 다양한 형태가 있습니다. 질문을 하거나 의견을 제시하는데 적합은 툴은 무엇이며, 실시간으로 진행해야 하는지, 어떤 방식을 선호하는지 등을 고려하여 내용을 전달합니다. 정확한 내용이 전달되어야 일이 진척이 되고 좋은 상과를 낼 수 있습니다.

 

둘째, 협업의 스킬을 쌓도록 합니다. 회사의 업무는 혼자해야 하는 경우도 있지만 대부분 협업으로 이루어집니다. 동료나 선배, 타 부서에게도 도움을 요청하는 경우가 발생하기 때문에 의견을 제시하거나 의견 차이가 발생하는 경우, 원만하게 해결할 수 있도록 협업의 기술을 키워나가야 합니다. 협업을 위해서는 개방적이고 솔직해야 하며, 정보와 의견을 정확하게 전달해야 합니다. 협업 스킬이나 커뮤니케이션 기술을 향상시키기 위해서는 시간과 경험이 필요하며, 그에 따른 연습과 노력이 필요합니다.

 

셋째, 정보의 전달은 결론부터 제시합니다. 회사에서 일반적인 보고나 회의는 정보를 전달하는 것입니다. 정보를 전달할 때 중요한 것은 상대방이 원하는 정보를 전달하는 것입니다. 회사는 효과적으로 업무를 처리하고 성과를 내는 것이 중요하며, 상사는 필요한 정보만을 원합니다. 전하고자 하는 내용은 전체 내용을 충분히 숙지한 후 핵심 내용만 정리하여 문장을 요약해서 결론부터 말하는 것이 똑똑한 비즈니스 커뮤니케이션 방법임을 명심하세요.

 

넷째, 의견을 제시할 때 충분한 근거와 데이터로 설명을 할 수 있어야 합니다. 회사에서 상사에게 내 의견을 제시해서 설득을 하고자 할 경우 정확한 근거와 데이터가 뒷받침이 되어야 합니다. 제시하고자 하는 안을 A안, B안, C안으로 나누고 자신은 A 안이 더 맞다고 생각한다면, A안을 제시한 근거가 무엇인지 자료와 함께 설명해야 더 효과적으로 설득할 수 있습니다.

 

다섯째, 커뮤니케이션의 스타일을 파악해야 합니다. 동료나 선배, 상사들과 업무적 대화를 하다 보면 참으로 스타일이 다양하다는 것을 느낄 것입니다. 직접 말로 하는 것보다 메신저를 활용하는 것을 더 선호하는 사람이 있는가 하면, 전화를 선호하거나 이메일로만 업무처리를 하는 사람도 있습니다. 상대방이 선호하는 커뮤니케이션 스타일을 파악하여 맞춤 커뮤니케이션을 한다면 원활한 커뮤니케이션이 이루어져 좋은 성과를 낼 수 있을 것입니다.

 

 

 

회사에서 이루어지는 비즈니스 커뮤니케이션은 업무와 연관이 된 것입니다. 비즈니스 커뮤니케이션에서 잊지 말아야 할 것은 상사와의 커뮤니케이션에서는 수시로 논의사항을 문의하고 중요한 사항은 중간보고를 해야 한다는 것입니다. 이때 단순히 말로만 보고하지 말고 '공식적인 채널(이메일, 사내 메신저)'이나 '문서'로 증거를 남겨야 혹시나 문제가 발생했을 경우, 상사가 처음 듣는다는 표정으로 발뺌을 하여 나에게 책임을 뒤집어 씌우는 것을 방지할 수 있다는 것을 기억하세요.

 

[함께 보면 좋은 글]

똑똑하게 업무를 처리하는 방법

업무 지시를 받으면 먼저 파악해야 하는 것은?

업무 처리 시 적절한 질문 방법

퀄리티 있는 데이터 관리하기 | 일잘러 되기

비즈니스 커뮤니케이션 방법, 상사와 효과적으로 커뮤니케이션 하기

일잘러가 되기 위한 비즈니스 문서 작성의 기본원칙

상황에 따른 비즈니스 문서 작성 방법

종류에 따른 비즈니스 문서 작성 팁!

파워포인트를 활용한 보고서 작성팁

직장생활 인간관계 팁

일할 때 필요한 센스란?

업무를 떠넘길 때 대처법! 주니어사원 직장생활 팁

직장상사 유형별 대처법

직장생활의 소소한 팁! 상황과 장소에 따른 상석과 말석