일잘러가 되기 위한 비즈니스 문서 작성의 기본원칙

비즈니스 문서작성의 기본원칙

 

비즈니스 문서는 일반적인 글쓰기와 달라서 대다수의 직장인들은 비즈니스 문서를 작성하는데 어려움을 호소하기도 합니다. 비즈니스 문서는 주로 '보고서'라고 칭하는데, 이것은 구체적인 실행 방안이나 최종 의사결정에 중요한 자료이기 때문입니다.

 

비즈니스 문서 작성의 중요성

회사에서 문서작성은 '자신이 해야 할 말을 상사를 설득하거나 설명하기 위한 작업'이라 할 수 있습니다. 보고서만 잘 써도 "일 좀 하네."라는 평을 들을 수 있습니다. 직장에서 요구되는 업무의 목적과 상황에 적합한 아이디어나 정보를 문서로 잘 작성하여 전달해야 상사나 조직의 요구에 효과적으로 부응할 수 있고 '일 잘하는 사람'으로 인정받을 수 있는 것입니다.

 

비즈니스 문서 작성의 기본원칙

1. 작성해야 할 문서의 '의도와 상황'을 먼저 파악해라

이 문서를 왜 작성해야 하며, 언제, 누구를 대상으로, 어떤 목적인지, 강조해야 할 것이 무엇인지, 어느 정도 시간과 노력이 필요한지, 다른 팀원이나 타 부서와 협업이 필요한 지 등을 먼저 파악한 후 작성을 합니다.

 

2. 문서를 읽는 사람을 염두해라

'비즈니스 문서'는 작성자가 하고 싶은 말을 쓰는 것이 아니라, '읽는 사람' 즉 상사가 원하는 읽고 싶은 내용을 읽는 사람이 잘 이해할 수 있게 일목요연하게 정리하는 작업이라고 생각해야 합니다. 즉, 읽는 사람이 읽고 싶어 하는 내용이 무엇인지 파악하고 작성해야 훨씬 수월하게 문서를 작성할 수 있습니다.

 

3.  결론을 서두에, 문서의 양은 적게!

상사는 부하 직원들의 여러 업무를 검토하고 관리하기 때문에 많은 양의 서류들을 봅니다. 각각의 서류를 검토할 때는 많은 시간을 할애할 수가 없기 때문에 핵심내용이나 결론은 가장 서두에 배치하여 문서 검토 시간을 단축시킬 수 있도록 해야 합니다. 핵심 요점만 전달하도록 하고, 참고가 필요한 것은 '별첨'으로 따로 문서 뒷면에 첨부하는 것이 좋습니다.

 

4. 전달하고자 하는 내요은 한눈에 알아보기 쉽게 강조해라

비즈니스 문서는 '읽는 사람'의 입장에서 읽는 사람이 내용을 한눈에 파악할 수 있어야 합니다. 따라서, 내용을 간결하고 압축하여 전달해야 합니다. 이를 위해 그래프나 표를 사용하면 좋습니다. 강조하고자 하는 것에 시선을 줄 수 있도록 색상이나 도형을 활용하여 구분 지어 주는 것도 좋습니다.

 

5. 수치를 사용하여 정확하게 표현해라

비즈니스 문서는 명확하게 작성하는 것이 좋기 때문에 지표 등은 정확한 수치를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, '2023년 매출액은 350억 원으로 전년도 대비 약 1.2배 증가'라는 식으로 표현합니다.

 

6. 여백의 미를 살려라

문서를 최대한 얇게 한다는 생각에 1~2페이지 안에 빽빽하게 모든 내용을 담으려고 하면 안 됩니다. 빼곡한 문서는 오히려 읽는 사람의 눈을 피로하게 하고 내용을 파악하기 어렵게 합니다. 줄 간격 조정, 들여 쓰기 사용, 글머리 기호 등을 활용하여 단락을 구분해 주면 '읽는 사람'이 호흡을 조절하며 읽기 쉽게 해주는 것이 좋습니다.

 

7. 문서작성프로그램을 활용하여 시각적 효과를 더해라

엑셀, 포토샵, ppt 등의 문서작성 프로그램을 활용하면 전달하고자 하는 내용을 한층 돋보이게 할 수 있습니다. 일반적으로 사람들은 텍스트보다는 이미지를 선호하고 눈에 먼저 들어오기 때문에, 강조하고 싶은 내용은 이미지로 내용을 정리해서 전달력을 높이면 좋습니다.

 

 

8. 오탈자 체크하기

문서작성의 마무리 단계에서는 반드시 오탈자를 체크합니다. 수치 같은 것은 꼼꼼히 체크해서 여러 번 점검을 해야 합니다. 수치는 조금만 틀려도 큰 오차가 발생하여 문제를 야기할 수 있습니다. 문서에서 오탈자가 많으면 신뢰가 떨어질 수 있기 때문에 반드시 서류를 보고 전에 여러 번 검토하는 것을 습관화합니다.

 

비즈니스 문서를 작성의 기본 원칙은 '보고'에 초점을 맞추고 있다는 것을 명심하고, '읽는 사람'인 상사의 입장에서 작성한다면 만족스러운 비즈니스 문서를 작성하실 수 있을 것입니다.

 

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