종류에 따른 비즈니스 문서 작성 팁!

 

기업별로 상황에 따라 적합한 문서를 선정하여 양식에 맞게 작성을 하게 됩니다. 다양한 문서의 종류 중에 일반적으로 사용되는 문서의 종류와 그 작성법을 살펴보도록 하겠습니다.

 

종류에 따른 비즈니스 문서작성 팁

1. 공문서

공문서는 회사에 별도의 양식이 정해져 있지 않으면 일반적으로 많이 쓰는 양식을 선정하여 작성하도록 합니다.

 

<작성 팁>

• 공문서는 회사 외부로 전달되는 문서이므로 '누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜'가 정확하게 드러나도록 작성합니다.
• 연도와 월일을 반드시 함께 기입합니다.
• 날짜 다음에 괄호를 사용할 경우에는 마침표를 찍지 않습니다.
• 내용은 한 장에 담아내는 것이 원칙입니다.
• 마지막엔 반드시 '끝'자로 마무리합니다.
• 복잡한 내용은 항목 별로 구분합니다.(- 아래 - , - 다음- 등)
• 대외문서이고 장기간 보관되는 문서이므로 정확하게 기술합니다.

 

2. 품의서

품의서란 기업에서 근로자가 결재권자에게 특정 사안에 대해 승인을 요청하는 서류로 물품 매입, 경비 등 회사 업무 진행과 경비 지출 시 결재가 필요할 때 사용합니다.

 

<작성 팁>

• 제목은 작성 목적을 한눈에 알 수 있도록 핵심문구로 간결하고 명확하게 작성합니다.
• 본문 내용은 첫 행에 품의서 작성 사유를 간단명료하게 기재한 후 목적과 기대 효과 등을 요약하여 기술합니다. 현재 진행 중인 건은 진행사항과 향후 전망도 함께 기술합니다.
• 예산은 세목까지 상세하게 기재하되 내용이 다소 복잡할 경우에는 별지를 작성해서 첨부합니다.

※ 기안서 : 기안서는 어떤 사항의 문제해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서입니다. 기안서가 품의서보다 조금 포괄적인 개념이며, 기안서를 통해 허락받은 일을 추진하며 생기는 비용이나 집행 사항 등에 대한 허락을 품의서를 통해 결재를 요청합니다.

 

3. 설명서 

설명서는 상품이나 제품에 대해 설명하는 글을 작성하는 것으로 명령문보다 평서형으로 작성합니다.

 

<작성 팁>

• 간결하고 정확하게 내용을 전달할 수 있도록 작성합니다.
• 글을 읽는 사람들이 이해하기 어려운 전문용어는 가급적 삼가합니다.
• 복잡한 내용은 도표나 이미지를 통해 시각화하여 이해를 높입니다.
• 동일한 문장 반복을 피하고 다양한 표현을 사용합니다.

 

4. 기획서

기획서는 업무를 어떤 방향으로 추진할지, 어떻게 개선할지 등의 의견을 제시하는 목적으로 작성합니다.

 

<작성 팁>

• 기획서의 목적을 달성할 수 있는 핵심 사항을 정확히 기재합니다.
• 기획서는 '읽는 사람'이 채택하게끔 설득력을 갖춰야 하므로, '읽는 사람'이 요구하는 것이 무엇인지 고려하여 작성합다.
• 내용이 한눈에 파악되도록 체계적으로 목차를 구성합니다.
• 효과적인 내용 전달을 위해 적합한 표나 그래프를 활용하여 시각적 가독성을 높입니다.
• 인용한 자료나 출처를 정확하게 작성합니다.
• 충분한 검토 후 제출합니다.

 

 

5. 보고서

보고서는 업무를 진행하는 과정에서 상급자나 상위 부서 등에 보고하기 위해 작성하는 문서입니다.

 

< 보고서의 종류>

• 기본보고서: 일반업무에 관해 정기적으로 보고하는 문서로 일일보고서, 주간보고서, 월간보고서, 연간보고서, 출장보고서, 회의보고서 등이 해당합니다.
• 의견보고서: 보고자의 의견이나 아이디어, 제안사항 등을 제시하는 문서로 기획서, 제안서, 품의서 등이 해당합니다.
• 상황보고서: 사고, 클레임, 문제점 등에 관한 실태와 정보를 정리한 문서로 사고보고서, 경위서(시말서) 등이 해당합니다.
• 분석보고서: 어떤 주제나 현황에 관해 조사, 연구, 분석하여 그 결과를 보고하는 문서입니다. 

<작성 팁>

• 업무가 진행 중일 경우, 진행과정에 대한 핵심 내용을 구체적으로 제시할 수 있게 작성합니다.
• 내용의 중복을 피하고 핵심사항만 간결하게 작성합니다.
• 복잡한 내용은 도표나 이미지를 활용합니다.
• 보고서는 개인 능력을 평가하는 기본요인이 되므로 제출 전에 반드시 오탈자 체크 등 점검을 한 후 제출합니다.
• 참고자료를 명확히 제시합니다.
• 내용의 예상 질문을 사전에 추출해 보고, 그에 대한 답변을 미리 준비 후 보고서를 제출합니다.

 

기업마다 사용하는 문서의 종류 중 보편적인 문서의 종류와 작성 시 팁을 살펴봤습니다. 각각의 기업에서 사용하는 문서양식이 다를 수 있기 때문에 자신의 회사의 문서 양식과 샘플을 참고하여 작성한다면 비즈니스 문서 작성에 큰 어려움이 없을 것입니다.

 

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