상황에 따른 비즈니스 문서 작성 방법

상황에 따른 비즈니스 문서 작성 방법

 

직장에서 업무는 대부분 문서로 이루어집니다. 비즈니스 문서는 '보고'에 초점이 있으며, 작성자가 쓰고 싶은 것이 아니라 '읽는 사람'의 시선에 맞게 써야 합니다. 따라서, 직장생활에서는 다양한 문서작성의 상황에 마주하게 되며, 문서의 성격과 상황에 따라 보고하고자 하는 내용을 명확하고 효과적으로 전달해야 합니다.

 

상황에 따른 비즈니스 문서작성 법

직장에서 요구되는 문서는 여러 상황에 따라 내용을 다르게 작성해야 하며, 문서의 성격과 구성이 결정됩니다. 

 

1. 요청이나 확인을 부탁할 때

업무를 추진하는 과정 중에 필요한 자료를 요청하거나 확인절차를 요구할 때가 있습니다. 이러한 경우는 공문서를 활용하게 되는데, 공문서는 반드시 일정한 양식과 격식을 갖추어서 작성을 해야 합니다.

 

2. 정보제공을 위한 경우

업무를 추진하다 보면 일의 성과를 높이기 위해 유용한 정보를 제공해야 하는 경우가 생깁니다. 기업정보를 홍보해야 할 경우는 홍보물이나 보도자료 등의 문서가 필요하고, 제품이나 서비스에 대한 정보를 제공해야 할 경우에는 설명서나 안내서 등이 필요합니다. 이렇게 정보를 제공하는 문서를 작성할 경우는 시각적인 자료를 활용하는 것이 효과적이며, 정보제공은 신속하고 정확하게 이루어져야 합니다.

 

3. 기획이나 제안을 해야 할 때

직장생활에서 업무를 진행하기 위해 기획이나 제안을 하는 경우가 있습니다. 기획서나 제안서의 목적은 업무를 어떤 방향으로 추진할지, 혁신적으로 개선할지 등의 의견을 제시하는 것입니다. 따라서 기획서나 제안서는 효과적이고 목적 달성을 위한 내용을 깊게 담을 수 있게 구체적 근거를 담아 작성합니다. 충분한 자료 조사를 통해 지식을 쌓고 종합적인 판단을 할 수 있도록 합니다.

 

 

4. 업무 보고를 할 때

업무 보고를 위한 보고서 작성은 비즈니스 현장에서 쓰이는 커뮤니케이션 도구로서, 정확하고 간결하며 읽기 쉽게 작성해야 합니다. 애매한 단어, 만연체, 불필요한 부사나 수동채 등을 써서 내용을 꼬거나 어렵게 하지 말고 간결하고 정확한 표현으로 가독성 있게 작성합니다.

 

다양한 상황에 따라 적절하게 '읽는 사람'의 시선으로 문서를 작성한다면 센스 있는 일잘러가 될 수 있을 것입니다.

 

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