업무 지시를 받으면 먼저 파악해야 하는 것은?

주니어사원 길라잡이

 

우리는 업무를 지시를 받으면 무엇을 먼저 해야 하는지 생각을 하지 않고 주어진 지시대로만 일을 하는 경향이 있습니다.

 

지시받은 업무시작 전 해야 할 일

업무를 효과적으로 빠르고 정확하게 잘 해내기 위해서는 먼저 '업무지시자, 업무기한, 업무의 목적과 원하는 결과물이 무엇인지' 파악할 필요가 있습니다. 업무를 지시받고 바로 일을 처리하다 보면 기한이나 목적 등을 놓치게 되고 일의 우선순위를 맞지 않게 처리하여 일을 못하는 직원으로 낙인을 받기 쉽습니다.

 

누구의 지시로 시작된 업무인지 확인해라

업무지시를 받으면 첫째, 누구의 지시로 시작된 업무인지 확인해야 합니다. 지시한 사람이 CEO인지, 담당임원진인지, 팀장인지에 따라 일을 시키는 상사가 요구하는 out-put 수준과 업무 수행의 소요시간이 달라집니다. 최고 경영자가 지시한 업무가 팀장의 지시보다 중요도나 관심도가 높기 때문에 훨씬 많이 신경 써서 먼저 처리해야 합니다.

 

결과물을 언제 받아보길 원하는지 확인해라

둘째, 결과물을 언제 받아보길 원하는지 확인해야 합니다. 내가 언제까지 보고해야 하는가가 아니라 상사가 언제까지 보고받을 것인지 확인해야 하는 것입니다. 즉, 상사가 언제까지 필요한지를 확인해야 합니다. "~팀장님, 이 내용은 언제까지 필요하신 것입니까?", 혹은 "~팀장님, 언제까지 확인하시면 되나요?" 등 상사가 언제 받아보길 원하는지 확인해야 합니다. 주니어 직원의 역할은 실행자로 과장이나 팀장 등 상사를 서포트하는 것입니다. 업무의 최종 아웃풋의 책임자는 과장이나 팀장이라는 것일 인식시키며 업무를 실행해야 하는 것을 잊지 마세요.

 

업무의 목적과 상사가 원하는 결과가 무엇인지 확인해라

셋째, 업무의 목적과 상사가 받아보고 싶은 out-put의 내용이 무엇인지 확인해야 합니다. 현황조사가 목적인지, 방안설계 후 실행이 목적인지, 원인분석도 해야 하는지, 경영진의 의사 결정용 자료인지 등 목적과 결과물의 형태를 파악하고 일을 진행해야 합니다. 그래야 초반 업무에서 헛수고하는 시간낭비를 막을 수 있습니다.

 

 

일의 우선순위를 확인해라

마지막으로, 우선순위를 확인해야 합니다. 현재 진행 중인 업무에 대해 상사에게 보고하거나 업무들의 처리 순서에 대해 확인을 받을 필요가 있습니다. 지금 지시한 업무보다 이전 지시한 업무가 더 중요할 수 있기 때문에 현재 진행하고 있는 자신의 업무들의 처리 순서와 일정을 조정받아야 합니다. 혼자 알아서 업무 우선순위와 일정을 정리하면 안 됩니다. 그러면 업무가 뒤죽박죽이 되어 제때에 처리될 수가 없거나 일을 못하는 사람이 되는 것입니다.

 

 

주니어 사원은 업무에서 실행자로 상사를 서포트하는 것이 주요 역할입니다. 업무의 최종 결과물의 책임자는 과장이나 팀장이므로 일에 너무 욕심을 부릴 필요가 없습니다. 상사가 원하는 바에 맡게 업무를 수행하는 것에 목적을 두고 일을 하면 되고 책임자에게 업무과정을 인식시키면서 진행해야 시간낭비를 줄일 수 있고 '일 잘하는 사람'이 될 수 있음을 기억하세요.

 

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