업무 처리 시 적절한 질문 방법

 

상사들 중에는 업무 지시를 할 때 제대로 설명을 하지 않고 일을 던져주는 경우가 있습니다. 어쩌면 대부분의 상사가 이런 식으로 업무를 지시한다고 생각하는 직장인들이 있을 것입니다. 아직은 주니어 사원인 당신은 상사가 어려워 그냥 자기만의 생각으로 일을 처리하고 보고하고 피드백이 좋지 않았던 경험이 있을 것입니다.

 

 

 

 

 

업무 처리 시기와 타이밍 활용해서 질문해라

업무 지시를 받으면 상사의 설명을 잘 이해 못 했을 경우 질문을 하는 것이 좋습니다. 지시받은 업무를 명확히 이해하고, 정확히 처리하기 위해 필요한 것이 무엇인가를 파악할 수 있어야 일을 잘할 수 있기 때문입니다. 물론, 신뢰가 형성되어서 알아서 척척 할 수 있는 상호관계가 이루어져 있다면 문제가 없겠지만, 아직 경험이 부족한 주니어들은 질문을 통해 일의 방향과 상사의 의도를 정확히 파악해서 일을 여러 번 반복하지 않고, 결과물의 수준을 높일 수 있도록 해야 합니다.

 

그렇다면 어떻게 질문하는 것이 좋을까요?

똑똑하고 적절한 질문을 하기 위해서는 업무의 시기와 타이밍을 잘 알아야 합니다. 업무 초반에는 지시받은 업무의 배경, 목적, 개념, 방향성, 절차 등을 문의해야 합니다. 즉, 어떠한 방향으로 진행해야 하는지 확인하는 질문을 해야 합니다. 업무 중반에는 분석하고 조사한 내용에 대한 타당성 여부를 확인하는 질문을 해야 합니다. 지금 제대로 진행하고 있는 것이 맞는지 확인하는 질문을 합니다. 업무 마무리에서는 결론에 대한 상사의 의사 결정을 묻는 질문을 해야 합니다. 여러분은 각 업무 단계에서 융통성 있게 질문을 사용할 수 있도록 해야 합니다.

 

선택지가 있는 질문을 해라

회사에서 선배나 상사에게 질문을 할 때 아무런 생각이나 조사도 없이 무조건 "이게 뭐예요?", "이거 어떻게 하는 건가요" 식의 질문을 하는 것은 상사 입장에서는 "생각 없는 사람", "일 못하는 사람"으로 생각하게 만듭니다.  이런 식의 질문은 자신이 얼마나 미숙한 사람인지를 들어내는 것입니다. 하나하나 일일이, 친절하게 자세하게 알려줄 이유나 여유가 선배나 상사에게는 없습니다.

 

 

 

 

 

 

회사에서 선배나 상사에게 '준비된 일 잘하는 후배나 직원'으로 인정받으려면 선택지가 있는 질문을 해야 합니다. 지시받은 업무를 우선 파악하고 자신이 문의해야 할 것이 무엇인지 파악한 후 '자신이 파악한 게 맞는지' 질문을 하여 확인을 받습니다. 상사가 의사결정을 해야 할 상황의 경우에는, 지시받은 업무를 분석한 후 A안, B안, C안으로 제시합니다. 세 가지 안 중에 본인이 분석한 결과 어떠한 이유로 A 안이 가장 효율적일 것 같은데, 팀장님은 어떠한 지 문의를 하면 상사는 제시한 안들과 또 다른 대안도 제시해 주면서 매끄럽게 업무가 진행될 수 있을 것입니다.

 

상황에 따라 질문은 꼭 말로가 아닌 공식적인 채널(이메일, 사내 메신저) 등을 이용해도 됩니다. 상사가 바쁘거나 기분이 안 좋을 때 직접 말로 하는 것보다는 공식적인 채널을 이용하는 것이 더 나을 수 있습니다. 이때, 상사에게 이메일이나 사내 메신저로 문의사항을 전달드렸다는 것을 다시 안내하는 것을 잊지 말아야 합니다.

 

업무 처리 시 적절한 질문을 사용하여 똑똑하고 센스 있는 일 잘하는 직원으로 인정받으시길 바랍니다.

 

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